Prosedur Penyiapan Barang Sesuai Permintaan

PENYIAPAN BARANG SESUAI PERMINTAAN - Setelah mempelajari penyiapan barang sesuai permintaan, melalui kegiatan literasi, diskusi, dan presentasi diharapkan peserta didik dapat:

Memahami SOP penyiapan barang sesuai permintaan, tahapan penyiapan barang (Picking), persyaratan penanganan barang yang disiapkan, dokumen yang harus disiapkan, mengelompokkan barang yang disiapkan sesuai permintaan, menangani barang yang disiapkan sesuai permintaan, dan menangani dokumen penyiapan barang sesuai permintaan dengan baik, percaya diri dan penuh rasa tanggung jawab.

Prosedur Penyiapan Barang Sesuai Permintaan

Gambar 5.1 Interaksi Dalam Manajemen Pergudangan

Sumber: https:// www.slideshare.net/ KenKanaidi/ warehousing-management-conceptmateri-pelatihan-warehousingmanagement

Penyiapan barang dapat diartikan sebagai upaya mempersiapkan fisik barang/ produk yang akan dikeluarkan dari tempat penyimpanan (gudang) disertai dengan dokumen penunjang yang telah dipersyaratkan sesuai dengan jenis, kondisi, dan karakteristik barang.

Adapun order processing dalam istilah pergudangan merupakan salah satu tahapan atau alur kerja yang harus ditempuh dalam kegiatan order meliputi Picking (penyiapan), packing (pengemasan) serta pengiriman barang ke pelanggan. Dalam proses pemesanan tidak dapat menerapkan sistem penangan pesanan yang sama, hal ini dikarenakan setiap gudang memiliki ciri tersendiri.

Secara teknis banyak sekali cara yang dapat dilakukan untuk melakukan pemesanan, baik langsung maupun dengan menggunakan media (tidak langsung) seperti pemesanan melalui email, telepon, fax maupun media komunkasi lainnya.

A. SOP Penyiapan Barang sesuai Permintaan

Gambar 5.2 Ilustrasi SOP Penyiapan Barang

Sumber: https:// www.logiframe.com/ id/ manajemen-gudang-tak-sekedar-urusan-stok-belaka/

Operasional gudang merupakan kegiatan lanjutan dari perpindahan barang setelah barang diterima, kemudian barang akan disimpan pada gudang sesuai dengan jenis dan sifat barang tersebut. Setelah barang disimpan dalam gudang, maka akan ada waktu untuk barang tersebut dikeluarkan berdasarkan permintaan atau sesuai kebutuhan. Adapun standar operasional prosedur untuk penyiapan barang sebagai berikut:

Gambar 5.3 Flowchart Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang

Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis

1. Langkah pertama dalam penyiapan barang sebagaimana gambar di atas yaitu Bagian Produksi mengajukan surat permintaan bahan baku yang dibuat rangkap 2 (lembar pertama untuk bagian gudang dan lembar kedua sebagai arsip).
2. Berdasarkan surta permintaan yang telah diterima, selanjutnya bagian gudang membuat surat pengiriman bahan baku yang dibuat rangkap 2 (lembar pertama untuk Bagian Produksi dan lembar kedua sebagai arsip).
3. Berdasarkan Surat Pengiriman, Bagian Gudang membuat bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku dari gudang, disertai bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku sebagai laporan persediaan bahan baku dan dibuat 2 rangkap (lembar pertama dikirim ke Bagian Akuntansi dan lembar kedua disimpan sebagai arsip).
4. Surat Pengiriman bahan baku beserta bahan bakunya diterima oleh Bagian Gudang.
5. Bahan baku yang telah dibuat menjadi barang jadi pada Bagian Produksi, kemudian hasilnya dikirim ke Bagian Gudang.
6. Guna kebutuhan pendokumentasian, Bagian Gudang membuat 2 rangkap laporan barang jadi berdasarkan barang jadi yang diterimanya (lembar pertama dikirim ke Bagian Akuntansi dan lembar kedua disimpan sebagai arsip).
7. Bagian Akuntansi membuat laporan permintaan dan pengeluaran barang gudang sebanyak 2 rangkap berdasarkan laporan persediaan bahan baku, bukti permintaan dan pengeluaran.
8. Bagian Akuntansi mengirimkan Laporan permintaan dan pengeluaran barang gudang kepada Manajer untuk dijadikan bahan pertimbangan dalam membuat keputusan perusahaan/ organisasi.

B. Tahapan penyiapan barang (Picking)

Masalah yang paling utama dalam proses Picking adalah keterlambatan dalam mengumpulkan barang-barang dari lokasi rak penyimpanan, sehingga waktu keterlambatan ini dapat mengubah waktu pengambilan menjadi waktu tunggu.

Tahapan Picking (penyiapan) barang sangat penting dalam kegiatan pergudangan sebagaimana dalam buku yang berjudul Supply Chain Strategy karangan Edward H Frazelle, Ph. menyebutkan bahwa setengah dari aktivitas yang dilakukan dalam gudang adalah kegiatan penyiapan barang. Karena jumlah aktivitas Picking demikian besar, maka penanganan proses penyiapan barang akan mempengaruhi efektifitas dan efisiensi kegiatan gudang.

Selain itu ia juga menyatakan bahwa waktu terbesar dari operasional pergudangan dipergunakan untuk perjalanan dari tempat pengambilan barang menuju ke lokasi Picking barang. Sebagaimana telah dibahas di atas bahwa masalah utama dalam proses Picking adalah keterlambatan dalam mengumpulkan barang-barang dari lokasi rak penyimpanan, sehingga dapat mengubah waktu pengambilan menjadi waktu tunggu.

Untuk meningkatkan produktifitas Picking sangatlah sederhana sekali yaitu dengan cara memperpendek waktu mulai dari pengambilan sampai perjalanan menuju ke lokasi Picking. Secara umum alur proses Picking dapat dilakukan dengan beberapa tahapan, yaitu:

1. Dokumen Picking List

Gudang dalam kapasitas yang besar memiliki aktivitas yang lebih kompleks dimulai dari pengiriman dengan jumlah barang yang banyak, frekuensi dan jenis variasi barang yang banyak serta tentu saja memiliki memiliki lokasi yang berbeda-beda disesuaikan dengan jenis barangnya, sehingga penerbitan DO perlu menjadi perhatian. Picking List dibuat sebagai dasar acuan pengambilan barang dari tempat penyimpanan.

Beberapa hal yang harus dipertimbangkan sehubungan dengan DO, antara lain:

a. Awal kelancaran proses pelaksanaan Picking adalah dengan diterbitkannya Picking List.

b. Jenis barang yang dipesan harus jelas sehingga tidak melakukan kesalahan dalam proses Picking.

c. Telah tersedianya peralatan transportasi untuk memindahkan barang yang sudah dikumpulkan ke area persiapan pengiriman.

2. Prioritas Picking

a. Dibuatkan skala prioritas dalam proses pengeluaran Picking list sebaiknya pada urutan pertama adalah untuk barang yang harus di Picking terlebih dahulu, begitu seterusnya sampai pada urutan terakhir selesai proses Picking list.

b. Untuk menjaga kekompakkan diantara para picker, maka pembebanan kerjanya dirancang sedemian rupa secara adil dan merata.

c. Pemilihan dan pemakaian alat Picking tentu saja harus disesuaikan dengan beban barangnya misalnya menggunakan pallet, trolley, konveyor,dll.

d. Terkadang keadaan beban kerja kegiatan Picking tidaklah sama untuk setiap saat, terkadang pada waktu-waktu tertentu beban kerjanya berlebih dibandingkan dalam keadaan normal. Untuk keadaan seperti ini, maka berlaku Emergency Picking dengan cara menambah pekerja dari bagian lain yang tentu saja memahami secara benar metode Picking.

Gambar 5.4 Pembagian dokumen Picking

Sumber: https:// www.slideshare.net/ YudithyaAulia/ penyiapan-barang-Picking

3. Pencatatan hasil pekerjaan dan waktu

a. Untuk mengukur kinerja, maka hasil pekerjaan berikut waktu yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut harus dicatat.

b. Yang tidak kalah pentingnya adalah pemberian seragam serta identitas dari para pekerja agar lebih memudahkan untuk membedakan setiap pegawai yang bekerja di area masing-masing.

4. Memilih peralatan untuk penyiapan barang

a. Sejak awal sebaiknya peralatan penyiapan barang sudah ditentukan, tentu saja disesuaikan dengan beban serta bagaimana perlakuan terhadap barang yang akan diPicking.

b. Penggantian peralatan bisa terjadi, Namun, tentu saja harus disesuaikan dengan kebutuhan pegawai.

Gambar 5.5 Pemilihan Peralatan Picking

Sumber: https://www.slideshare.net/YudithyaAulia/penyiapan-barang-picking

e. Untuk perjalanan menuju lokasi pengambilan barang, sudah ditentukan secara standar (SOP), Namun, dalam pelaksanaan dapat diubah oleh pegawai berdasarkan pengalamannya asalkan memenuhi prinsip efektif dan efisien serta tanpa melakukan kesalahan.

f. Untuk memudahkan pencarian barang yang diminta, maka tata letak barang harus diinformasikan dan ditempelkan pada panel di area gudang yang mudah dilihat dan dibaca pekerja.

g. Pengambilan barang, sebaiknya mengikuti sistem pengeluaran barang yang sudah ditetapkan.

C. Persyaratan Penanganan Penyiapan Barang sesuai Permintaan

Kegiatan Picking (penyiapan) barang dimulai dari menerima dan memproses order, mencari tempat untuk menyimpan barang, menyimpannya pada tempat yang telah ditentukan, mengambilnya kembali barang sesuai pesanan, memeriksa kodisi barang tersebut berikut jumlahnya, sampai diserahkannya barang tersebut ke bagian pengiriman. Dalam kegiatan Picking harus memperhatikan aturan berdasarkan metode yang telah ditetapkan.

Sebagai panduan umum dapat dilakukan sebagai berikut:

1. Pengambilan barang tidak boleh dari bagian bawah tumpukan barang.

2. Selalu berhati-hati terhadap barang yang tersimpan di tempat yang tinggi.

3. Penyimpanan barang disesuaikan dengan:

• a. Tempat;
• b. Jenis Barang;
• c. Kuantitas; dan
• d. Masa kadaluarsa (expire date)

Adapun persyaratan penanganan penyiapan barang adalah sebagai berikut:

1. Picking per pallet

Untuk barang yang akan diletakkan di atas palet atau trolly disusun sebagai berikut:

a. Barang disusun sedemikian rupa sehingga identitas barang dapat dilihat dari semua sisi;

b. Jika menggunakan pallet, maka perhatikan jumlah tumpukan atau penyusunan barang agar tidak jatuh; dan

c. Jika menggunakan trolly, pisahkan antara barang yang berat dan barang yang ringan.

Gambar 5.6 Trolly

Sumber: https:// www.slideshare.net/ YudithyaAulia/ penyiapan-barang-Picking

2. Pengumpulan hasil Picking

Untuk barang yang telah di Picking dikumpulkan di area persiapan pengiriman, dengan cara:

a. Jika pallet/ trolly penuh, pastikan barang tersimpan secara tepat/ benar pada lokasi yang telah ditentukan;

b. Berilah tanda/ nama picher, serta tujuan atau nomor Picking; dan

c. Kelompokan barang-barang tersebut sesuai denga tujuan.

3. Untuk memastikan barang yang akan dikirim sesuai pesanan, maka barang harus diperiksa ulang dan bila ada perbedaan perlu dikonfirmasikan ulang dengan pertimbangan:

a. Pencetakkan surat jalan (SJ) dilakukan setelah adanya hasil Hasil pemeriksaan barang yang menunjukkan bahwa barang yang akan dikirim sesuai dengan pesanan;

b. Picking list dibuat setelah adanya konfirmasi bahwa semua pengambilan barang telah dilakukan;

c. Apabila jumlah barang didalam rak tidak sesuai atau kurang dari yang tertulis di Picking list, maka yang diambil adalah sesuai dengan barang yang ada. Kekurangannya segera dikonfirmasikan kepada supervisornya.

Gambar 5.7 Konfirmasi Picking

Sumber: https:// www.slideshare.net/ chinhlaem3/ packing-list-20798605

4. Penyelesaian akhir dari kegiatan Picking adalah melakukan legalitas dengan bukti tanda tangan antara bagian yang menyiapkan barang dan memeriksa barang untuk dikirim/ staf administrasi yang bertugas memasukan dalam sistem.

Dengan perkembangan jaman, maka untuk pengambilan barang dari tempat penyimpanan banyak dipengaruhi oleh kemajuan tekhnologi terutama untuk mengukur dan ketepatan pengambilan barang. Umumnya, teknologi yang digunakan antara lain: barcode yang dilengkapi dengan pengideraan (scanner); teknologi dengan bunyi (by voice) atau; cahaya (by light system); dan frekuensi radio (Radio Frequency Identification/ RFID).

D. Dokumen Penanganan Penyiapan Barang sesuai Permintaan Administrasi Pergudangan

Sebagaimana yang sudah dibahas di atas, maka untuk penanganan penyiapan barang diperlukan beberapa dokumen, antara lain:

1. Surat Permintaan Barang, merupakan dokumen yang dikirim untuk meminta

Barang yang diperlukan, dan dalam membuat surat permintaan barang diperlukan data stock sebanyak apa barang yang akan dipesan disertai penjelasan tentang barang yang akan dipesan agar tidak terjadi kesalahan dalam proses barang pengiriman dan tidak menjadi salah pengertian. Beberapa hal yang terdapat dalam dokumen permintaan barang yakni: Nama dan kuantitas barang dan banyaknya yang dipesan. Contoh Surat permintaan barang

Gambar 5.8 Surat Permintaan Barang

Sumber: http:// repository.usu.ac.id/

2. Surat Pengiriman Barang/ Surat Jalan,

Dokumen surat yang menjelaskan tentang barang yang telah dikirimkan, biasanya lebih dahulu tiba sehingga pemesan bisa menyiapkan tempat untuk menyimpan barang pesanannya. Adapun informasi yang biasanya tercantum adalah jenis barang, jumlah barang, waktu dan perkiraan sampai. Contoh Surat Pengiriman Barang

Gambar 5.9 Surat Pengiriman Barang

Sumber: http:// repository.usu.ac.id

3. Bukti/ Bon Permintaan Barang dan Pengeluaran Barang, merupakan formulir

Permintaan dari setiap bagian dalam lembaga/ organisasi. Biasanya memuat jenis barang serta jumlah barang diperlukan yang dikirimkan kepada bagian gudang. Istilah lain dari dokumen ini sering juga disebut dengan bon gudang, surat permintaan pengadaan barang, surat permintaan pembelian. Contoh Bukti/ Bon Permintaan Barang dan Pengeluaran Barang

Gambar 5.10 Bukti/ Bon Permintaan Barang dan Pengeluaran Barang

Sumber: http:// repository.usu.ac.id/

4. Laporan persediaan barang (stock opname)

Merupakan laporan perhitungan persediaan barang di gudang, bisa dibuat perminggu; perbulan; pertriwulan; persemester atau; pertahun sesuai kebutuhan. Stock opname memberikan informasi tentang jumlah barang yang tidak digunakan; letak penyimpanan dan; juga tingkat kesalahan serta tindakan perbaikan yang telah dilakukan. Dokumen yang diperlukan pada saat pembuatan laporan ini adalah pencatatan di stock gudang.

Contoh laporan persediaan barang

LAPORAN PERSEDIAAN BARANG

Gambar 5.11 Laporan persediaan barang

Sumber: http:// repository.usu.ac.id/

CAKRAWALA

Gangguan pada penyiapan barang (Hambatan di Picking)

Terus meningkatnya volume permintaan (order) terhadap barang di gudang, tentu akan berpengaruh terhadap proses kegiatan picking, walaupun dengan permintaan yang terus meningkat hal ini menunjukan dari sisi kuantitas perusahaan mengalami perkembangan yang signifikan.

Beranekaragamnya jenis barang yang ada di gudang, sebagai salah satu penyebab semakin rumitnya kegiatan yang dilakukan oleh personil terutama proses picking. Jadi bisa dibayangkan jika begitu bervariasinya jenis barang, apakah jenis barang baik dalam satuan karton maupun pecahan, terdapat ukuran barang yang besar maupun kecil, maka menjadi tuntutan gudang dalam mengatasi permasalahan bagaimana cara melakukan penyortiran secara efektif agar barang di gudang tetap dapat dikendalikan.

Selain itu, area gudang yang luas akan menambah lama seorang picker dalam memberikan layanan penyediaan pesanan. Karena dengan luasnya gudang, menunjukan aktivitas pelayanan penanganan barang akan semakin tinggi, dan secara tidak langsung hal ini berpengaruh positif terhadap ‘tingkat kesejahteraan’ gudang itu sendiri.

Pekerjaan picking dilakukan per zona/area oleh setiap picker yang berbeda. Contohnya: terdapat tiga orang petugas gudang menangani pekerjaan yang berbeda, petugas X khusus mengambil makanan kering, petugas Y menangani pengambilan Soft line dan petugas Z dikhususkan menangani di area di hard line.

Dalam menentukan rasio ini agak sulit, karena cenderung dilakukan berdasarkan tingkat pergerakan dari barang yang dikelolanya, tidak cukup hanya menetukan Kelompok Barang A – D di Daerah I, E – H di Daerah II,. Contohnya: untuk barang yang pergerakannya sangat cepat, sebaiknya diletakkan dibagian paling depan gudang atau berdekatan dengan meja admin/kasir.

Untuk mengatasi semua ini maka diperlukan adanya dukungan teknologi berkaitan dengan kemampuan picking list menentukan lokasi, dimana picking harus dilakukan berdasarkan urutan antar lokasi barang yang benar. Sehingga orang yang bertugas menyiapkan barang pada saat melakukan penyiapan barang tidak berpeluang untuk berjalan bolak-balik.

Dengan adanya teknologi modern ini mengakibatkan pekerjaan tanpa menggunakan kertas, salah satu diantaranya dengan menggunakan scanner. Dengan menerapkan technologi scanner , minimal akan menghemat waktu dalam pemrosesannya dan secara tidak langsung akan terjadi penghematan biaya administrasi.

Gambar. 5.12 Scanner Machine

Sumber: https://www.reichelt.com/de/en/barcode-scanner-laser-usb-delock-90279-p218307.html

RANGKUMAN

1. Penyiapan barang adalah suatu proses mempersiapkan pegeluaran barang dari gudang sesuai pesanan yang tercantum pada dokumen pemesanan termasuk dengan cara pengirimannya.
2. Operasional sehari-hari gudang diharapkan mengacu pada satu prosedur yang baku yang disebut dengan Standard Operation Procedur (SOP) yang jelas dan layak dilakukan.
3. SOP yang baik dapat memberikan konsistensi kerja; memperjelas alur tugas dan wewenang; menghindari kesalahan dalam melakukan suatu pekerjaan; dan efisiensi pencatatan dengan valid dalam dokumen yang baku.
4. Kesalahan dalam proses picking akan mempengaruhi margin penjualan karena akan berakibat hilangnya pelanggan atau turunnya kepercayaan dari pelanggan.

Demikian pembahasan prosedur penyiapan barang sesuai permintaan, SOP Penyiapan Barang sesuai pesanan, Tahapan penyiapan barang (Picking), Persyaratan Penanganan Penyiapan Barang sesuai pesanan, dokumen Penanganan Penyiapan Barang sesuai Permintaan Administrasi Pergudangan. Semoga bisa membantu.